Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk?

Arty Pictures BV, Jos Nuytsdreef 2A, 2990 Brecht, België, met ondernemings- en btw-nummer BE 0745.696.903, biedt Fun Finance aan.

Voor je account, abonnement, communicatie, beveiliging en de werking van het platform is Arty Pictures de verwerkingsverantwoordelijke. Voor financiële en andere persoonsgegevens die jouw onderneming via een koppeling in Fun Finance brengt, handelt Arty Pictures doorgaans als verwerker namens jouw onderneming. De verwerkersovereenkomst beschrijft die tweede rol.

Er is momenteel geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld. Privacyvragen kunnen naar funfinance@fatfish.be.

2. Welke gegevens gebruiken we?

• Account: naam, zakelijk e-mailadres, identiteit van de aanmeldprovider, rol en beveiligingsgegevens.
• Bedrijf en facturatie: bedrijfsnaam, adres, ondernemings- en btw-nummer, abonnements- en facturatiegegevens.
• Financiële gegevens: bankrekeningen en transacties, facturen, klanten en leveranciers, boekhoudposten, doelen, categorieën en handmatige correcties.
• Assistent: vragen, antwoorden, expliciet te onthouden afspraken, plannen en feedback.
• Techniek en veiligheid: tijdstip van gebruik, sessiegegevens, IP-adres, fout- en auditinformatie.
• Support: berichten en informatie die je zelf bezorgt wanneer je hulp vraagt.

Financiële documenten kunnen namen of contactgegevens van klanten, leveranciers of medewerkers bevatten. Upload of koppel alleen gegevens die je rechtmatig mag gebruiken.

3. Waarom en op welke basis?

Wanneer Arty Pictures als verwerker optreedt, is jouw onderneming verantwoordelijk voor de rechtsgrond en instructies waarmee de financiële persoonsgegevens worden verwerkt.

4. Met wie delen we gegevens?

We verkopen persoonsgegevens niet. We gebruiken dienstverleners alleen voor zover nodig:

• Cloudflare / OpenAI Sites: hosting, database en beveiligde werking van de webapplicatie.
• Auth0 (Okta): veilige aanmelding en identiteitscontrole.
• OpenAI API: antwoorden en analyses van de Fun Finance-assistent.
• Door jou gekozen financiële diensten: bijvoorbeeld Yuki, Bank via Ponto, CoManage, Teamleader of ClearFacts, om de koppeling uit te voeren.
• Betalings- en communicatieleveranciers: zodra deze functies worden geactiveerd en alleen voor hun afgesproken doel.

Sommige leveranciers kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Dan gebruiken we een geldige doorgiftegrond, zoals een adequaatheidsbesluit of goedgekeurde standaardcontractbepalingen. De actuele lijst van subverwerkers kan via funfinance@fatfish.be worden gevraagd.

5. AI-verwerking

Wanneer je de assistent gebruikt, sturen we alleen de bedrijfscontext die nodig is om je vraag te beantwoorden naar de OpenAI API. De huidige integratie vraagt OpenAI om geen antwoordobject blijvend als applicatiestatus op te slaan. OpenAI gebruikt API-invoer en -uitvoer standaard niet om modellen te trainen, tenzij de klant daar zelf uitdrukkelijk voor kiest. Beperkte veiligheidslogs kunnen volgens de voorwaarden van OpenAI tijdelijk worden bewaard.

De assistent neemt geen volledig geautomatiseerde beslissing met juridische of vergelijkbaar belangrijke gevolgen. Jij beslist altijd zelf wat je met een advies doet.

6. Beveiliging

We gebruiken onder meer persoonlijke aanmelding, versleutelde sessies, versleutelde opslag van connectorgeheimen, organisatiescheiding, toegangscontrole, snelheidslimieten en auditinformatie. Geen enkele digitale dienst is volledig risicoloos. Meld een vermoeden van misbruik onmiddellijk via funfinance@fatfish.be.

7. Jouw rechten

Afhankelijk van de situatie kun je vragen om inzage, verbetering, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid of bezwaar. Je kunt toestemming altijd intrekken zonder dat dit eerdere verwerking onrechtmatig maakt.

Stuur je verzoek naar funfinance@fatfish.be. We kunnen je identiteit controleren en antwoorden in beginsel binnen één maand. Gaat je verzoek over gegevens waarvoor jouw onderneming verantwoordelijk is, dan helpen we die onderneming als verwerker.

Je kunt ook een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit via gegevensbeschermingsautoriteit.be.

8. Wijzigingen

We kunnen deze verklaring aanpassen wanneer Fun Finance of de regelgeving wijzigt. Bij een belangrijke wijziging melden we dat in het platform of per e-mail. De datum bovenaan toont welke versie geldt.