Disclaimer

1. Wie is verantwoordelijk?

Arty Pictures BV, Jos Nuytsdreef 2A, 2990 Brecht, België, met ondernemings- en btw-nummer BE 0745.696.903, biedt Fun Finance aan.

Voor je account, abonnement, communicatie, beveiliging en de werking van het platform is Arty Pictures de verwerkingsverantwoordelijke. Voor financiële en andere persoonsgegevens die jouw onderneming via een koppeling in Fun Finance brengt, handelt Arty Pictures doorgaans als verwerker namens jouw onderneming. De verwerkersovereenkomst beschrijft die tweede rol.

Er is momenteel geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld. Privacyvragen kunnen naar funfinance@fatfish.be.

2. Welke gegevens gebruiken we?

• Account: naam, zakelijk e-mailadres, identiteit van de aanmeldprovider, rol en beveiligingsgegevens.
• Bedrijf en facturatie: bedrijfsnaam, adres, ondernemings- en btw-nummer, abonnements- en facturatiegegevens.
• Financiële gegevens: bankrekeningen en transacties, facturen, klanten en leveranciers, boekhoudposten, doelen, categorieën en handmatige correcties.
• Assistent: vragen, antwoorden, expliciet te onthouden afspraken, plannen en feedback.
• Techniek en veiligheid: tijdstip van gebruik, sessiegegevens, IP-adres, fout- en auditinformatie.
• Support: berichten en informatie die je zelf bezorgt wanneer je hulp vraagt.

Financiële documenten kunnen namen of contactgegevens van klanten, leveranciers of medewerkers bevatten. Upload of koppel alleen gegevens die je rechtmatig mag gebruiken.

3. Waarom en op welke basis?

Wanneer Arty Pictures als verwerker optreedt, is jouw onderneming verantwoordelijk voor de rechtsgrond en instructies waarmee de financiële persoonsgegevens worden verwerkt.

4. Met wie delen we gegevens?

We verkopen persoonsgegevens niet. We gebruiken dienstverleners alleen voor zover nodig:

• Cloudflare / OpenAI Sites: hosting, database en beveiligde werking van de webapplicatie.
• Auth0 (Okta): veilige aanmelding en identiteitscontrole.
• OpenAI API: antwoorden en analyses van de Fun Finance-assistent.
• Door jou gekozen financiële diensten: bijvoorbeeld Yuki, Bank via Ponto, CoManage, Teamleader of ClearFacts, om de koppeling uit te voeren.
• Betalings- en communicatieleveranciers: zodra deze functies worden geactiveerd en alleen voor hun afgesproken doel.

Sommige leveranciers kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Dan gebruiken we een geldige doorgiftegrond, zoals een adequaatheidsbesluit of goedgekeurde standaardcontractbepalingen. De actuele lijst van subverwerkers kan via funfinance@fatfish.be worden gevraagd.

5. AI-verwerking

Wanneer je de assistent gebruikt, sturen we alleen de bedrijfscontext die nodig is om je vraag te beantwoorden naar de OpenAI API. De huidige integratie vraagt OpenAI om geen antwoordobject blijvend als applicatiestatus op te slaan. OpenAI gebruikt API-invoer en -uitvoer standaard niet om modellen te trainen, tenzij de klant daar zelf uitdrukkelijk voor kiest. Beperkte veiligheidslogs kunnen volgens de voorwaarden van OpenAI tijdelijk worden bewaard.

De assistent neemt geen volledig geautomatiseerde beslissing met juridische of vergelijkbaar belangrijke gevolgen. Jij beslist altijd zelf wat je met een advies doet.

6. Beveiliging

We gebruiken onder meer persoonlijke aanmelding, versleutelde sessies, versleutelde opslag van connectorgeheimen, organisatiescheiding, toegangscontrole, snelheidslimieten en auditinformatie. Geen enkele digitale dienst is volledig risicoloos. Meld een vermoeden van misbruik onmiddellijk via funfinance@fatfish.be.

7. Jouw rechten

Afhankelijk van de situatie kun je vragen om inzage, verbetering, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid of bezwaar. Je kunt toestemming altijd intrekken zonder dat dit eerdere verwerking onrechtmatig maakt.

Stuur je verzoek naar funfinance@fatfish.be. We kunnen je identiteit controleren en antwoorden in beginsel binnen één maand. Gaat je verzoek over gegevens waarvoor jouw onderneming verantwoordelijk is, dan helpen we die onderneming als verwerker.

Je kunt ook een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit via gegevensbeschermingsautoriteit.be.

8. Wijzigingen

We kunnen deze verklaring aanpassen wanneer Fun Finance of de regelgeving wijzigt. Bij een belangrijke wijziging melden we dat in het platform of per e-mail. De datum bovenaan toont welke versie geldt.

1. Overeenkomst

De overeenkomst ontstaat wanneer de klant een account activeert en deze voorwaarden aanvaardt. De bestel- of abonnementsinformatie, deze voorwaarden, de privacyverklaring en de verwerkersovereenkomst vormen samen de afspraken. Bij tegenstrijdigheid gaat een uitdrukkelijk afgesproken bestelbevestiging voor.

2. Wat Fun Finance levert

Fun Finance brengt gegevens uit gekozen financiële bronnen samen, maakt berekeningen en biedt dashboards, signalen, doelen en een AI-assistent. Functies kunnen verschillen per abonnement en gegevensbron. Koppelingen zijn afhankelijk van externe leveranciers en de toestemming van de klant.

Fun Finance is een ondersteunend informatieplatform. Het voert geen betalingen uit, boekt niets definitief in de boekhouding en neemt geen fiscale, juridische of personeelsbeslissingen.

3. Proefperiode en abonnement

Een proefperiode duurt veertien dagen, tenzij anders vermeld. Tijdens de proefperiode kan de klant kosteloos opzeggen. Voor een betalend abonnement gelden de prijs, betaalperiode en functies die bij de bestelling worden getoond. Bedragen zijn exclusief btw tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.

Wanneer automatische betaling wordt ingevoerd, ontvangt de klant vooraf informatie over verlenging, betaalwijze en opzegging. Bij niet-betaling mag Arty Pictures na een redelijke herinnering de toegang beperken. Wettelijke facturen worden tien jaar bewaard.

4. Verantwoordelijkheden van de klant

• correcte account- en bedrijfsgegevens verstrekken;
• accounts en tweestapsverificatie beveiligen;
• alleen gegevens koppelen waarvoor een geldige rechtsgrond en bevoegdheid bestaat;
• de uitkomst controleren vóór een zakelijke beslissing;
• connectorrechten intrekken wanneer een koppeling niet meer gewenst is;
• misbruik, fouten en onbevoegde toegang snel melden.

De klant blijft verantwoordelijk voor zijn boekhouding, aangiften, betalingen, bedrijfsbeslissingen en wettelijke bewaarplichten.

5. Beschikbaarheid en wijzigingen

We streven naar een betrouwbare dienst, maar garanderen geen ononderbroken of foutloze werking. Onderhoud, incidenten en wijzigingen bij externe koppelingen kunnen functies tijdelijk beperken. We mogen het platform verbeteren of aanpassen. Een wezenlijke vermindering van een betaalde kernfunctie melden we vooraf wanneer dat redelijk mogelijk is.

6. Intellectuele eigendom

Fun Finance, de software, vormgeving, teksten en onderliggende werkwijze blijven eigendom van Arty Pictures of haar licentiegevers. De klant krijgt tijdens de overeenkomst een beperkt, niet-overdraagbaar gebruiksrecht. De klant behoudt alle rechten op zijn eigen gegevens.

7. Vertrouwelijkheid

Beide partijen behandelen niet-openbare bedrijfsinformatie vertrouwelijk en gebruiken die alleen voor de overeenkomst. Toegang wordt beperkt tot personen en leveranciers die ze nodig hebben en aan passende vertrouwelijkheid gebonden zijn.

8. Aansprakelijkheid

Een hulpmiddel, geen resultaatsgarantie. Arty Pictures levert Fun Finance zorgvuldig als ondersteunende informatiedienst. Fun Finance is afhankelijk van de gegevens, instellingen en toegangsrechten van de klant en van externe diensten. Arty Pictures garandeert daarom niet dat gegevens, berekeningen, classificaties, tips, AI-antwoorden of prognoses altijd volledig, actueel of foutloos zijn, noch dat een bepaald financieel of zakelijk resultaat wordt bereikt.

De klant controleert belangrijke informatie altijd in de officiële bank-, facturatie-, boekhoud- of overheidsbron en schakelt waar nodig een bevoegde boekhouder, accountant, fiscalist, jurist of andere adviseur in. De klant blijft zelf verantwoordelijk voor onder meer aangiften, betaalopdrachten, vervaldata, boekingen, zakelijke beslissingen en voldoende eigen back-ups of exports.

Voor zover wettelijk toegestaan is Arty Pictures niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit:

• onjuiste, onvolledige, dubbele of vertraagde gegevens uit een gekoppelde bron;
• een storing, beperking, API-wijziging, ingetrokken toestemming of beslissing van een externe leverancier;
• door de klant ingevoerde gegevens, instellingen, categorieën, correcties, instructies of onbevoegd gebruik van een account;
• AI-antwoorden, prognoses, tips of automatische indelingen die zonder passende menselijke of professionele controle worden gebruikt;
• een beslissing, betaling, gemiste vervaldatum of andere handeling die uitsluitend op Fun Finance wordt gebaseerd; of
• overmacht zoals die volgens het toepasselijke recht wordt beoordeeld.

Voor zover wettelijk toegestaan wordt aansprakelijkheid voor indirecte of gevolgschade uitgesloten. Hieronder vallen onder meer verlies van winst, omzet, besparingen, kansen, goodwill of gegevens, bedrijfsonderbreking, aanspraken van derden en fiscale boetes, interesten of toeslagen.

De totale contractuele en buitencontractuele aansprakelijkheid van Arty Pictures die verband houdt met Fun Finance is, voor zover wettelijk toegestaan, per klant en per periode van twaalf maanden beperkt tot het totaal van de vergoedingen die die klant in de twaalf maanden vóór het schadeveroorzakende feit voor Fun Finance betaalde.

Deze beperkingen gelden niet voor aansprakelijkheid die volgens dwingend recht niet kan worden uitgesloten of beperkt, waaronder aansprakelijkheid wegens opzet of zware fout van Arty Pictures, aantasting van het leven of de lichamelijke integriteit, of wanneer een beperking de voornaamste verbintenissen van Arty Pictures zou uithollen.

9. Vrijwaring door de klant

De klant vrijwaart Arty Pictures, voor zover wettelijk toegestaan, tegen aanspraken van derden die ontstaan doordat de klant gegevens zonder geldige bevoegdheid of rechtsgrond in Fun Finance verwerkt, het platform onrechtmatig gebruikt, zijn accountbeveiliging verwijtbaar verwaarloost of deze voorwaarden schendt. Deze vrijwaring geldt niet voor zover de aanspraak is veroorzaakt door een toerekenbare tekortkoming van Arty Pictures.

10. Duur en stopzetting

Een abonnement loopt voor de afgesproken periode. De klant kan opzeggen volgens de bestelpagina of accountinstellingen. Arty Pictures kan onmiddellijk beperken of beëindigen bij ernstig misbruik, een beveiligingsrisico of een zware contractbreuk; waar passend krijgt de klant eerst gelegenheid om het probleem te herstellen.

Na beëindiging kan de klant binnen de afgesproken exportperiode zijn gegevens opvragen. Daarna verwijderen of anonimiseren we de gegevens volgens het bewaarbeleid, behalve wat wettelijk bewaard moet blijven.

11. Toepasselijk recht

Belgisch recht is van toepassing. Partijen proberen een geschil eerst in goed overleg op te lossen. Als dat niet lukt, zijn de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Antwerpen bevoegd, behoudens dwingend recht.

1. Partijen en onderwerp

De klant is de verwerkingsverantwoordelijke; Arty Pictures BV is de verwerker. De verwerking bestaat uit het ontvangen, beveiligen, structureren, combineren, analyseren, tonen, synchroniseren, exporteren en op instructie verwijderen van gegevens om Fun Finance te leveren.

De verwerking duurt zolang de dienstverlening loopt, plus de beperkte export-, back-up- en verwijdertermijnen uit het bewaarbeleid.

2. Gegevens en betrokkenen

De verwerking kan betrekking hebben op identificatie- en contactgegevens, financiële transacties, bankrekeninginformatie, facturen, boekhoudposten, project- en klantinformatie, betaalstatussen, doelen, notities en vragen aan de assistent.

Betrokkenen kunnen zijn: de klant en zijn gebruikers, werknemers, bestuurders, klanten, prospects, leveranciers, contactpersonen, schuldenaars en andere personen die in financiële brongegevens voorkomen. De dienst is niet bedoeld voor bijzondere categorieën persoonsgegevens. De klant vermijdt die gegevens tenzij dit strikt noodzakelijk en rechtmatig is.

3. Instructies

Arty Pictures verwerkt gegevens alleen volgens gedocumenteerde instructies van de klant, waaronder het normale gebruik van het platform, deze overeenkomst en supportverzoeken. Wanneer een instructie volgens Arty Pictures strijdig is met gegevensbeschermingsrecht, meldt Arty Pictures dit en kan zij de uitvoering opschorten.

4. Vertrouwelijkheid en beveiliging

Personen met toegang zijn aan vertrouwelijkheid gebonden. Passende maatregelen omvatten toegangscontrole, veilige sessies, organisatiescheiding, encryptie van connectorgeheimen, beperkte beheerrechten, logging, snelheidslimieten, onderhoud en herstelmaatregelen. De maatregelen worden aangepast aan risico, stand van de techniek en kosten.

5. Subverwerkers

De klant geeft algemene toestemming om subverwerkers te gebruiken. De huidige kerncategorieën zijn hosting en database (Cloudflare/OpenAI Sites), identiteit (Auth0/Okta) en AI-analyse (OpenAI API). Financiële bronnen die de klant zelf kiest, maken eveneens deel uit van de gegevensstroom.

Arty Pictures legt subverwerkers passende gegevensbeschermingsverplichtingen op en blijft verantwoordelijk voor hun verwerking voor zover de AVG dat bepaalt. Een materiële nieuwe subverwerker wordt vooraf gemeld via het platform of e-mail. De klant kan binnen veertien dagen gemotiveerd bezwaar maken; partijen zoeken dan een redelijke oplossing.

6. Internationale doorgifte

Bij doorgifte buiten de EER zorgt Arty Pictures voor een geldige doorgiftegrond en aanvullende maatregelen waar nodig, bijvoorbeeld een adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen.

7. Hulp aan de klant

Arty Pictures helpt redelijkerwijs bij verzoeken van betrokkenen, beveiligingsincidenten, gegevensbeschermingseffectbeoordelingen en overleg met toezichthouders. Verzoeken die rechtstreeks bij Arty Pictures aankomen en betrekking hebben op klantdata worden, waar toegestaan, doorgestuurd naar de klant.

8. Incidenten

Arty Pictures meldt een bevestigde inbreuk in verband met persoonsgegevens zonder onredelijke vertraging nadat zij ervan kennis heeft genomen. De melding bevat, voor zover beschikbaar, aard, mogelijke gevolgen, getroffen gegevens en genomen of voorgestelde maatregelen. De klant beslist zelf over meldingen aan betrokkenen en toezichthouders.

9. Verwijdering en teruggave

Na het einde van de dienst kan de klant een export vragen. Daarna verwijdert of anonimiseert Arty Pictures klantdata volgens het bewaarbeleid, tenzij Unierecht of Belgisch recht bewaring verplicht. Back-ups verdwijnen volgens hun normale beveiligde rotatie.

10. Controle

Arty Pictures stelt informatie beschikbaar die redelijkerwijs nodig is om naleving van artikel 28 AVG aan te tonen. Een audit gebeurt maximaal eenmaal per jaar, tijdens kantooruren, na redelijke voorafgaande kennisgeving en zonder de veiligheid of vertrouwelijkheid van andere klanten te schaden. Extra audits zijn mogelijk na een relevant incident of op verzoek van een toezichthouder. Kosten zijn voor de klant, tenzij een wezenlijke tekortkoming wordt vastgesteld.

1. Wat gebruiken we nu?

Fun Finance gebruikt momenteel alleen strikt noodzakelijke techniek. Die is nodig om veilig aan te melden, een sessie te beschermen en een gevraagde functie tijdens je bezoek te laten werken. We gebruiken momenteel geen advertentiecookies of marketingprofielen.

2. Overzicht

3. Toestemming

Voor strikt noodzakelijke cookies is geen voorafgaande toestemming nodig; we moeten er wel duidelijk over informeren. Als we later analyse-, personalisatie- of marketingcookies toevoegen, plaatsen we die pas na een vrije en specifieke keuze. We passen dan dit overzicht aan en bieden een eenvoudige manier om toestemming in te trekken.

4. Zelf beheren

Je kunt cookies en sessieopslag verwijderen via je browser. Als je noodzakelijke cookies blokkeert, kun je mogelijk niet veilig aanmelden of het platform gebruiken.

1. Wat doet de assistent?

De assistent kan op jouw vraag facturen, klanten, kosten, abonnementen, doelen, banktotalen en eerdere afspraken binnen jouw organisatie onderzoeken. Hij kan berekeningen maken, verschillen uitleggen, scenario’s vergelijken en concrete aandachtspunten voorstellen.

2. Welke gegevens gaan naar het AI-model?

Alleen de gegevens die nodig zijn voor je vraag worden via een beveiligde serververbinding naar de OpenAI API gestuurd. Dat kan financiële bedragen, omschrijvingen, klant- of leveranciersnamen, doelen, je vraag en recente gesprekscontext omvatten. Fun Finance gebruikt de API met opslag van het antwoordobject uitgeschakeld. OpenAI gebruikt API-invoer en -uitvoer standaard niet om modellen te trainen, tenzij daar uitdrukkelijk voor wordt gekozen.

3. Wat onthoudt Fun Finance?

De assistent mag alleen een blijvende afspraak, voorkeur, uitzondering of plan bewaren wanneer jij die expliciet meedeelt. Voorbeelden zijn “AUTO01 is geen klant” of “vraag volgende maand opnieuw naar mijn personeelsplan”. Dat geheugen blijft binnen jouw organisatie en kan worden gebruikt in latere antwoorden.

4. Menselijke controle

AI kan fouten maken, verbanden verkeerd begrijpen of onvolledige brongegevens gebruiken. Belangrijke bedragen worden waar mogelijk door gewone softwareberekeningen bepaald, maar je blijft verantwoordelijk voor controle. De assistent voert geen betalingen uit, dient niets in bij de overheid en wijzigt geen officiële boekhouding.

5. Geen belangrijke automatische beslissingen

Fun Finance gebruikt AI niet om zelfstandig krediet, tewerkstelling, verzekeringen, belastingen of andere beslissingen met juridische of vergelijkbare gevolgen te bepalen. Tips zijn voorstellen. Jij beslist, eventueel samen met je boekhouder of adviseur.

6. Geef geen geheimen door

Deel in de chat geen wachtwoorden, API-sleutels, volledige betaalkaartgegevens of informatie die niet nodig is voor de analyse. Connectorgeheimen horen uitsluitend thuis in de beveiligde koppelingsschermen.

1. Basisregel

We bewaren persoonsgegevens zolang dat nodig is om Fun Finance te leveren, de overeenkomst uit te voeren, beveiliging en geschillen af te handelen en wettelijke verplichtingen na te komen. Daarna verwijderen of anonimiseren we ze.

2. Richttermijnen

Externe financiële bronnen blijven hun eigen bewaartermijnen toepassen. Een verwijdering in Fun Finance verwijdert niets in Yuki, Ponto, CoManage, Teamleader, ClearFacts of een andere brondienst.

3. Export

De klant kan vóór beëindiging een export van beschikbare account- en financiële gegevens vragen. We leveren die in een gangbaar elektronisch formaat voor zover technisch en juridisch mogelijk.

4. Verwijdering

Een bevoegd accountbeheerder kan verwijdering aanvragen via funfinance@fatfish.be. We controleren identiteit en bevoegdheid, sluiten actieve koppelingen en verwijderen de actieve klantomgeving. Wettelijk te bewaren facturen en minimale bewijsinformatie worden afgezonderd en niet meer voor gewone productdoeleinden gebruikt.

5. Back-ups

Verwijderde gegevens kunnen tijdelijk in beveiligde back-ups blijven tot de normale rotatie is voltooid. Ze worden niet teruggezet behalve voor herstel na een incident en vallen tot verwijdering onder dezelfde beveiliging.

1. Geen boekhouding of advies

Fun Finance is geen erkend accountant, belastingadviseur, advocaat, bank, beleggingsadviseur, verzekeraar of sociaal secretariaat. De informatie is algemeen en gebaseerd op de gegevens die op dat moment beschikbaar zijn.

2. Brongegevens kunnen afwijken

Cijfers kunnen vertragen, ontbreken, dubbel voorkomen of anders worden geïnterpreteerd door gekoppelde diensten. Handmatige correcties en AI-inschattingen kunnen eveneens fouten bevatten. Vergelijk belangrijke bedragen altijd met de officiële bank-, facturatie- en boekhoudbron.

3. AI en prognoses

Prognoses gebruiken aannames en historische patronen. Ze zijn geen garantie dat omzet, kosten, betalingen of belastingen zich zo zullen ontwikkelen. De assistent moet een inschatting als inschatting benoemen, maar ook dan blijft controle nodig.

4. Beslissingen en controle blijven van jou

Jij blijft verantwoordelijk voor de controle en het gebruik van de getoonde informatie. Laat beslissingen over aangiften, btw, vennootschapsbelasting, rekening-courant, loon, investeringen, financiering, personeel en juridische verplichtingen nakijken door de juiste professionele adviseur. Neem geen onomkeerbare beslissing uitsluitend op basis van Fun Finance.

Voor aansprakelijkheid gelden de beperkingen en wettelijke uitzonderingen uit de algemene voorwaarden. Fun Finance en Arty Pictures BV geven geen garantie op een financieel, fiscaal of zakelijk resultaat.

5. Dringende of officiële situaties

Gebruik bij een vervaldatum, aanmaning, controle, betalingsprobleem of vermoeden van fraude altijd de officiële bron en neem tijdig contact op met je boekhouder, bank, overheid of juridisch adviseur.